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  审计沟通之询问技巧
[来源:山东欧宝体育集团] [作者:山东欧宝体育集团 [日期:2016/12/16 12:22:05] [热度:1458]
审计沟通之询问技巧
在内部审计过程中,需要运用很多的审计方法获取有效地审计证据,询问就是其中一种非常重要的审计方法。审计询问通常需要围绕审计计划进行,以发现和识别内部控制制度、执行中的薄弱环节或控制缺陷、经营效率低下或者管理环节不协调等问题。
审计询应该注意以下几方面的技巧,否则,不但无法获取有效的审计信息,还可能打草惊蛇或者造成审计人员与被审计人员关系僵化等有碍审计目标实现的反面效果。
一、创造轻松的谈话氛围
审计与被审计是一种对立关系,因此,被询问人员常常会带有一定的抵触情绪,或者因为种种原因不愿意向审计人员展现真实的信息。轻松的谈话环境可以减轻被询问人员的思想压力,冲淡被询问人员的抵触情绪,减轻被询问人员的防备意识。
欧宝在实际审计业务中,经常通过以下方面使得谈话环境更为轻松:
1、
从轻松的话题开始,慢慢引入正题。
一般可以从被询问人员的生活、家庭等无关事项闲聊开始,让他放松,再慢慢引导至真正的审计问题,但是,具体问题需要根据不同的人设计,并且需要在实际聊的过程中适时转变,以便能顺利导入实质性的询问。
比如,我一般进行审计询问,都会聊聊被询问人员的家乡、家庭,有小孩的聊聊他小孩是非常不错的选择,接着会从家庭聊到工作,进入工作话题以后就可以很轻松地进入欧宝要的话题了。
2、
尽量安排在没有压力的环境下询问。
环境压力也会导致被询问人员精神紧张或加强防备,所以,在谈话时需要选择在没有压力的环境,最好可以找一些让他彻底放松方法。
如果被讯问人员吸烟,可以选择分他一支烟,边吸烟边聊是非常不错的,本人虽然不吸烟,但是我一般会带着香烟。想想,一个人在繁忙中有一段时间可以吞云吐雾那是何等的惬意与轻松啊,很多人这个时候都会比较有倾诉的情绪。
3、
尽量与被询问人在感情上达到共鸣,哪怕是表面上的。
与被询问人在感情上达到共鸣不但能让他找到倾诉的感觉,还可能引导他分析更深层次的问题,达到意想不到的效果。
二、提问题需要注意的技巧
1、问题应该具体、明确,避免被询问人随意应付
审计人员提出的问题应该系统并具体到细节,不要提笼统、空泛的问题。因为,任何管理的缺陷都是出自细节,如果不能具体到细节,被询问人作出的回答就会很笼统,很多问题将被掩盖,从而有碍审计人员对被审计事项作出合理有效地分析与判断。
比如针对备品备件的依旧换新,审计人员一般应该了解以旧换新的目录(即明确哪些备件是需要以旧换新?)、以旧换新的操作程序(具体到以旧换新的操作顺序、操作人、签字记录及控制人)、以旧换新的数据(会形成哪些报表?)、以旧换新退库的旧备件的处理(具体到谁处理?处理的程序、处理的报表),这些问题环环相扣地提出,并获取被询问人员提到的所有数据进行稽核、印证,从而对整个事项有一个比较全面和深入的了解。
2、提问时尽量提出一些引导性的问题,而不是仅需要回答“是”或者“不是”的判断性问题
提问题的时候应该多运用“请谈谈”、“能说说吗?”“你觉得呢?”“你怎么看?”等等问题,而不要老是采用“是不是…?”“,对不对?”。因为,简单的判断性问题很容易导致谈话不流畅,造成气氛尴尬并加重被询问人员的紧张情绪,且不利于审计人员的层层追问,不利于获取全面的信息。
比如,欧宝在了解采购人员询价的时候,问“你们有询价吗?”,答“有”,那接下来就不是很好继续问下去。欧宝可以说,“能谈谈你们询价的程序吗?”这样,欧宝就可以在他描述询价程序中了解询价的全部过程,而且可以在每一个控制点加入欧宝需要了解的问题,比如在说到获取报价的时候欧宝可以适时地问“需要获取几家报价?”“报价一定需要书面的吗?”“都需要报价单位盖章吗”等等,这样才能更加全面、深入地了解到询价过程的种种现状和问题。
3、
提问时可以适当加入欧宝已经了解的问题
提出已知答案的问题往往是根据实际需要加入的,因为已知答案的问题一般是用以试探被询问人员是否诚实,或者是了解被询问人员的专业知识、知识面、技术或管理能力,另外,在特殊项目的时候也可以用已知答案的问题震慑被询问人员。在询问这些已知答案的问题时,审计人员要注意观察被询问人的细节,包括回答时的表情、眼神或者细微的肢体动作,并从这些细节分析问题,比如,他回答时眼睛不敢看着你、脸上有细微的尴尬或者紧张等都可以与他的回答做印证。
4、
问题应该通俗易懂,不要太专业或者生硬
审计人员提问要根据被询问人的具体情况,使用通俗的语言,避免太专业或者太生硬,因为太专业或生硬的问题可能导致被询问的来理解误差或者让被询问很不舒服,都可能使得询问效果打折扣。
三、要善于利用矛盾
每个组织的运营都需要多个部门的协调与配合,不管管理流程多么完善、多么流畅,不同的部门、不同的人都会或多或少地存在各种各样的矛盾。在审计人员发现问题时,各部门总是会有意无意地忽略或者隐瞒自己或本部门的问题,并乐意展示其他部门的缺陷和责任,因此,审计人员可以更好地利用这一点,从多部门了解信息和线索,而这些线索很有可能就是本次审计的关键线索。
四、善于运用肢体语言
在与被询问人员谈话中,审计人员的肢体语言将给被询问人员无形的支持或者打击,暗示着被询问人员是继续详尽表述还是可以停止表述。支持和鼓励表现为交谈的双方视线保持令人舒适的接触且机警有神,身体稍微前倾。而双方视线的不舒服对视和交流,肢体的闲散(躺在椅子上),或者表现出无谓、厌倦或者无聊的表情都会影响谈话的效果。
五、化解冲突
审计与被审计单位总是对立的,不管审计人员是否客观公正,审计建议是否恰当,都可能存在矛盾和误解。在讯问过程中,审计人员应该先注重事实和现状,搁置理解上的分歧,不做无谓的争论,并且站在组织的立场上去理解问题,确保客观公正的原则,即使有争议也应该在收集到充分的证据后以事实说明问题,不要口舌之争,以免在审计项目完成前将关系弄得很僵,导致项目无法实施。
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